Het belang van een goede loonadministratie
De loonadministratie is een belangrijk onderdeel van het bedrijfsproces. Jaaropgaves moeten worden bijgehouden en ingevuld, loonstroken moeten worden gemaakt en declaraties moeten worden doorgeven. Het is een hele klus om de loonadministratie goed uit te voeren. Een goede uitvoering is wel essentieel. Bij het onjuist uitvoeren van de loonadministratie krijg je al snel boze medewerkers. Op langere termijn zou het personeel zelfs het ontslag kunnen nemen. Ze werken ten slotte niet voor niks bij jouw bedrijf. Ze willen een uitbetaling zien op hun rekening.
Administratieverplichtingen
Voordat het loon kan worden uitbetaald aan jouw personeel, moet er worden voldaan aan een aantal verplichtingen. Het is verplicht op loonadministratie op te zetten en daarnaast voor iedere medewerker een personeelsdossier aan te leggen. Als werkgever ben je verplicht om je medewerkers op een correcte en tijdige manier te informeren over hun loon. Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, dan moet je de identiteit van de medewerker op de juiste manier vaststellen. Het Burgerservicenummer moet ook tijdig worden verklaard en daarnaast moet de medewerker tijdig aangeven of hij gebruik wil maken van de loonheffingen. Als je niet wordt voorzien van deze gegevens, dan maak je gebruik van het anoniementarief (52%). Als laatst kan het zijn dat je de medewerker moet aanmelden bij een pensioenfonds of verzekeringsmaatschappij.
Eisen Belastingdienst
Voor het inhouden van de juiste hoeveelheid loonheffingen, heeft de Belastingdienst bepaalde eisen gesteld omtrent de loonadministratie. De gegevens van de administratie moeten ter controle beschikbaar zijn om in te zien door de Belastingdienst. De loonadministratie dient op zijn minst zeven jaar lang bewaard te worden. De gegevens omtrent loonheffing en identiteitsbewijzen moeten minimaal vijf jaar worden bewaard. Daarnaast zijn de werkgevers verplicht een overzicht te geven van iedere uitbetaling. Dit gebeurt vaak door middel van een loonstrook. Wanneer er dingen wijzigen omtrent loon of inhoudingen, dan dienen de medewerkers hier ook van op de hoogte gesteld te worden.
Verzuimboetes
Wanneer er niet wordt voldaan aan de administratieve verplichtingen of aan de eisen van Belastingdienst, dan treden er gevolgen op. Als werkgever kun je strafrechtelijk worden vervolgd, vervolgens word je een boete opgelegd. De Belastingdienst mag de werkgever, zonder een bijkomstig strafprocedure, een verzuimboete van maximaal €5.514 opleggen. Voor de werknemer gelden in principe dezelfde regels. De medewerkers hebben de verplichting om de juiste gegevens te verstrekken, voorkeur van loonheffingen aan te geven en identiteit op de juiste manier te tonen. Indien ze dit niet nakomen, krijgen ze te maken met dezelfde gevolgen als de werkgever.
Meer informatie
Wil jij meer informatie omtrent de loonadministratie? Of ben jij op zoek naar een organisatie wie voor jouw de loonadministratie in handen wil nemen? Dan ben je bij payrollselect.nl aan het juiste adres. De specialisten staan klaar om al jouw vragen telefonisch te beantwoorden. Bel ons snel op 0570 – 580 555. Of plan een terugbelverzoek in. Wij bellen jou zo spoedig mogelijk terug op het gewenste tijdstip.
