Dit zijn de servicekosten bij het huren van een kantoor
Wanneer je een kantoor in regio Rotterdam huurt dan zul je te maken krijgen met meer dan alleen de huurprijs. Ook de servicekosten zul je dan moeten betalen. In het geval van een kantoorruimte is er eigenlijk geen vaste wettelijke definitie van servicekosten, wat in principe best wel vreemd is. Alsnog zal er wel sprake zijn van deze kostenpost. De inhoud van de servicekosten zal namelijk afhangen van de betreffende huurovereenkomst. Over het algemeen bestaan deze kosten uit leveringen en diensten die vaak verzorgd worden door de verhuurder in opdracht van de huurder. In eerste instantie hebben deze kosten betrekking op gebouw gebonden kosten die de verhuurder maakt voor de huurder. Ook zullen er servicekosten zijn voor het onderhoud van onder andere het internet, de airco, het water, de gemeentelijke heffingen, enzovoorts. Toch zijn er ook kosten die in het algemeen niet vallen onder servicekosten. Verzekeringspremies en een promotiebijdrage zijn hier voorbeelden van.
Administratievergoeding
Je zult dus servicekosten moeten betalen als je een kantoor huurt. Dit betaal je aan de verhuurder van het pand. Bovendien zul je ook een administratievergoeding moeten betalen over het totaal aan de servicekosten. Over het algemeen zal deze vergoeding vijf procent bedragen over het geheel. Dit klinkt weinig, maar toch kan dit nog een fors bedrag zijn. Dit komt doordat de servicekosten van een kantoor gemiddeld ongeveer 30 procent van de huurprijs bedragen. Ze vormen dus een groot deel van de betalingsverplichting van de hurende partij. Bij het aangaan van een huurovereenkomst voor een bedrijfspand is het dan ook verstandig om veel aandacht te besteden aan de inhoud van de servicekosten. Door dit te doen zul je precies weten wat de kosten van deze post zullen zijn. Daarnaast kun je door de inhoud van de servicekosten er mogelijk ook achter komen dat je elders toch beter uit bent doordat het goedkoper is.
Wettelijke regelgeving
De servicekosten zullen in de huurovereenkomst apart benoemd worden. Toch is er hier sprake van een niet limitatieve lijst. Hierdoor is de kostenopgave in de huurovereenkomst slechts een schatting van de servicekosten. Dit is natuurlijk niet echt voordelig voor de huurder aangezien het voor dit bedrijf niet duidelijk is welke kosten precies verrekend zullen worden gedurende de gehele huurperiode. Dit komt doordat er bij de huur van een kantoor geen specifieke wettelijke regels zijn opgesteld over de servicekosten, wat wel het geval is bij woonruimte. Hierdoor is er helaas met enige regelmaat een discussie over de servicekosten tussen de huurder en de verhuurder. Hierbij kan het gesprek gaan over de hoogte van de servicekosten, maar een late eindafrekening is ook regelmatig het onderwerp van de discussie. Het is daarom voor beide partijen van belang om goed en duidelijk vast te leggen welke posten onder de servicekosten vallen. Hierdoor kan discussie voorkomen worden.
ROZ-model
De hurende en verhurende partij komen over het algemeen overeen dat de huurder per maand of kwartaal een voorschot betaalt op de servicekosten. Aan het einde van een bepaalde periode zal bovendien een eindafrekening toegezonden worden aan de huurder. Dit staat beschreven in ROZ-modellen. In de praktijk kan het nog wel eens voorkomen dat de huurders de eindafrekening niet duidelijk genoeg vinden. Uit de posten blijkt dan niet goed welke leveringen en diensten precies worden doorbelast door de verhuurder. Ook kan het gebeuren dat de eindafrekening een stuk hoger is dan de voorschotten die betaald zijn. Het is voor de verhuurders dan ook goed om met enige regelmaat na te gaan of de afgesloten contracten op het vlak van de servicekosten nog wel echt goed passen bij het verbruik van de huurder.
